perehdytyksen mittaminen
20.05.2019 Toni Saalasti Perehdytys

Voiko perehdytyksen vaikutusta mitata?

Uuden työntekijän rekrytointiin investoidaan paljon aikaa ja rahaa. Kun nimi on työsopimuksessa, katoaa uusi työntekijä ikään kuin organisaation tutkasta. Yleisperehdytystä seurataan, mutta kaikille uusille työntekijöille yhteisten asioiden perehdytyksellä on lopulta varsin pieni vaikutus siihen, kuinka hyvin uusi työntekijä saadaan ajettua sisään työtehtävään ja työyhteisöön. Tehtäväkohtaisesta perehdytyksestä vastaa tyypillisesti lähiesimies, ja jokainen esimies toteuttaa perehdytyksiä omalla tyylillään. Vastuu perehdyttämisestä tarkoittaa usein päättymätöntä tehtävälistaa jo valmiiksi kiireisille esimiehille. Tervetuloa -viestin lähettäminen, tunnusten tilaaminen, toimialan ja asiakkaiden esittely, tehtävään perehdyttäminen. On vain ajan kysymys, milloin tehtäviä alkaa tippumaan kuormasta ja uuden työntekijän sisäänajo hidastuu. Lyhyen perehdytysjakson jälkeen loppuosa perehdytyksestä hoidetaan yksinkertaisesti lähettämällä uusi työntekijä 'varjostamaan' kokenutta kollegaa ja seuraamaan hänen työn tekemistään. Kuulostaako tutulta?

Täältä voit lukea vinkkejä perehdytysprosessisi kehittämiseen

Perehdytyksen mittaaminen

Varjostaminen on sinänsä hyvä keino oikein käytettynä, mutta suunnitelmallista ja ohjattua perehdytystä se ei korvaa. Määritelty, digitaalinen perehdytysprosessi tarjoaa välineitä perehdytysten seurantaan, prosessin automatisointiin ja työntekijöiden integroitumiseen liittyvien riskien tunnistamiseen. Ohjelmistolla tuettu perehdytysprosessi kiistatta tehostaa perehdytyksiä ja parantaa laatua samalla vähentäen ei-toivottua vaihtuvuutta, mutta ilmaista se ei ole. Perehdytyksen merkitys ymmärretään organisaatioissa laajalti, mutta maksaako perehdytykseen investointi itsensä takaisin? Kannattaako perehdytykseen panostaa?

What gets measured, gets improved on kulunut sanonta. Perehdytyksen onnistumiseen vaikuttaa niin moni asia organisaatiossa, että onnistuminen mittaaminen koetaan vaikeaksi. Perehdytys on subjektiivista, se on inhimillistä, se on syvällä organisaation dna:ssa. Uskottavan laskentamallin rakentaminen perehdytykseen investoimisen takaisinmaksusta edellyttää käsitystä nykyisen toimintamallin kustannuksista, mutta edellä mainitun kaltaisen toimintamallin kustannusten arviointi voi osoittautua haastavaksi, mikäli perehdytykseen liittyvä tekeminen ei ole kokonaisuutena tiedossa.

Mittaamisen perimmäinen tarkoitus on poistaa epävarmuutta ja ohjata päätöksentekoa. Usein virheen mittaaminen koetaan helpommaksi kuin onnistumisen mittaaminen. Jos henkilö päättää lähteä koejakson päätteeksi, kaava kustannusten laskentaan on yksinkertainen: rekrytoinnin kustannukset+hukattu työpanos kertaa kuukausipalkka sivukuluineen.

Pidän epäonnistumisen mittaamista varsin negatiivisena lähtökohtana kehittämiselle. Miten onnistumista voisi mitata?

Perehdytyksen ROI:n tukipilarit

Mikäli vaihtuvuus on suurta tai työntekijöiden määrä kasvaa merkittävästi, tulisi perehdytyksen olla korkealla koko organisaation prioriteeteissa. Ongelmat perehdytysprosessissa korostuvat, kun toimintamallia on skaalattava. Tehottoman perehdytyksen piilokustannuksilla on myös taipumus kasautua. Kääntäen tämä tarkoittaa sitä, että perehdytyksen kehittämiseen investoimisesta koituu hyötyjä sitä enemmän mitä enemmän uusia työntekijöitä palkataan. Toisaalta yksittäisen rekrytoinnin merkitys on pienemmälle organisaatiolle suuri, samoin onnistuneen perehdytyksen merkitys. Vaikka perehdytystä on vaikea mitata, sisältyy perehdytysprosessiin useita metriikoita, joita seuraamalla prosessia voi kehittää.

1) Tehtävien, sähköpostien ja muistutusten automatisointi. Manuaalisten, toistuvien tehtävien korvaaminen automatsoidulla perehdytysprosessilla  tehostaa toimintaa läpi organisaation ja vapauttaa aikaa siihen, missä ihmiset ovat hyviä. Ihmisten kohtaamisessa. Inhimillisten virheiden minimointi, perehdyttäjien muistuttaminen suorittamattomista tehtävistä ja ylitetyistä aikarajoista auttaa optimoimaan ajankäyttöä.

2) Tuottavuus. Tehokas perehdyttäminen minimoi sen ajan, joka tarvitaan, jotta uusi työntekijä pääsee kiinni tuottavaan työhön ja voi aloittaa itsenäisen työskentelyn perustehtävien parissa.

3) Sitoutuminen. Ensivaikutelma on tärkeä. Suunnitelmallinen perehdyttäminen lisää sitoutumista, vähentää vaihtuvuuteen liittyviä riskejä ja säästää korvausrekrytointiin käytettävää aikaa ja rahaa. 10% keskimääräinen vaihtuvuus antaa suuntaa organisaation perehdytystilanteiden määrästä vuositasolla.

4) Organisaatiokulttuuri. Hyvä organisaatiokulttuuri näkyy positiivisesti sitoutumisessa, matalana vaihtuvuutena ja parempana taloudellisena suorituskykynä. Hyvä pyörä pyörii siinäkin mielessä, että loistavan perehdytyskokemuksen saanut työntekijä haluaa olla tuottamassa vastaavaa kokemusta myös muille.

Tavoitteena kustannusten vähentyminen ja tehokkuuden kasvaminen

Perehdytysten automaatisointiin kehitetyllä INTRO -ohjelmistolla saavutetaan kustannussäästöjä tehostamalla perehdyttäjien ajankäyttöä. Digitoimalla paperiset dokumentit ja automatisoimalla manuaaliset, toistuvat työvaiheet voidaan perehdytykseen käytettyä työaikaa vähentää jopa 30%:lla. Perehdytyksiin käytetty työaika jakaantuu hallinnollisiin työtehtäviin sekä yksiköissä ja tiimeissä tapahtuvaan tehtäväkohtaiseen perehdyttämiseen. INTRO mahdollistaa tehtävien toteutusvastuun jakamisen isommalle ryhmälle perehdyttäjiä, jolloin myös automaatiosta syntyvät kustannussäästöt ovat suuremmat.

Toinen keskeisesti työaikaan liittyvä tekijä on uuden työntekijän tuottavuuden saavuttamiseen kulunut aika. Vaikka tutkimusten mukaan uusi työntekijä saavuttaa täyden tuottavuuden 8-12kk aloituksesta, voidaan uuden työntekijän pääsemistä kiinni tuottavaan ja itsenäiseen työhön nopeuttaa suunnitelmallisella perehdyttämisellä.

Perehdytyksen ROI:n laskukaava

perehdytyksen roi


Laskennallinen säästö perustuu kustannusten keskiarvoon Suomessa. Tuloksesi voivat vaihdella riippuen työntekijöiden palkkatasosta sekä organisaatiosi toimialaan liittyvistä erityispiirteistä, jotka voivat vaikuttaa todellisiin säästettyihin kustannuksiin sekä työn tuottavuuden rahalliseen merkitykseen.

Tehokkaalla perehdytysprosessilla voit vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta, lisätä sitoutumista ja nopeuttaa uuden työntekijän täyden tuottavuuden saavuttamista. Perehdytyksen automatisointi ei korvaa ihmisten työpanosta, mutta se auttaa fokusoimaan ihmisten työajan siihen, mitä ihmiset tekevät parhaiten.

Miten sinun organisaatiosi mittaa perehdytyksen vaikutusta?
 

Varaa esittely ja kokeile Intro-perehdytystyökalua veloituksetta!