Robotiikka säästää aikaa rekrytoinneissa

Rekrytointialalla digitalisoituminen on edelleen kovassa vauhdissa ja yhteistyökumppanimme Monetra Oy omalla kehitystoiminnallaan vauhdittaa kunta-alan rekrytointiprosessien automatisointia. Tapasimme Monetra Oulu Oy:n palvelujohtajan Jussi Kaupin sekä robotiikka-asiantuntija Kimmo Siposen ja keskustelimme heidän kanssaan robotiikan hyödyntämisestä rekrytoinnissa.

09.09.2019

Rekrytointialalla digitalisoituminen on edelleen kovassa vauhdissa ja yhteistyökumppanimme Monetra Oy omalla kehitystoiminnallaan vauhdittaa kunta-alan rekrytointiprosessien automatisointia. Tapasimme Monetra Oulu Oy:n palvelujohtajan Jussi Kaupin sekä robotiikka-asiantuntija Kimmo Siposen ja keskustelimme heidän kanssaan robotiikan hyödyntämisestä rekrytoinnissa.

Rekrytointiprosessiin kuuluu monia eri vaiheita, missä eri vaiheissa teillä on otettu robotiikkaa käyttöön?

”Rekrytoinnin alkaessa Kuntarekryssä julkaistu työpaikkailmoitus viedään automaattisesti asiakkaan asianhallintajärjestelmään robotilla jokaisen rekrytoinnin osalta erikseen. Vastaavasti hakuajan päätyttyä robotti vie hakijalistauksen dokumenttina oikean rekrytoinnin alle asianhallintajärjestelmässä. Robotti käyttää siis sulavasti rinnakkain Kuntarekryä ja asiakkaan omaa asianhallintajärjestelmää”, Kimmo Siponen kertoo.

Kunta-alan rekrytoinnin ominaispiirteisiin kuuluvat isot massarekrytoinnit, kuten esimerkiksi kevään opettajarekrytoinnit. Samaan aikaan voi yhdellä työnantajalla olla haussa useampi sata paikkaa joihin saapuu tuhansia hakemuksia. Miten robotiikka helpottaa näissä tilanteissa?

”Aiemmin asiantuntijoiden oli vietävä kaikki työpaikkailmoitukset ja hakijalistaukset käsin yksi kerrallaan asianhallintajärjestelmään, jossa on paljon syötettäviä tietoja. Opettajien massarekrytoinneissa on auki satoja paikkoja. Näiden dokumenttien vieminen käsin on ruuhkauttanut työtä, ja jonojen purkamiseen on mennyt todella kauan aikaa”, Kauppi toteaa.  

”Paitsi että robotti vapauttaa asiantuntijan työaikaa tärkeämpiin tehtäviin, se syöttää tietoja virheettömästi ja asianhallintajärjestelmän tiedot ovat entistä nopeammin ajantasaiset, kun viiveitä dokumenttien viemiseen ei ruuhkissa pääse syntymään”, Siponen jatkaa.

Robotiikkaa käytetään vielä melko vähän FCG Talentin asiakkaiden keskuudessa, miten teidän asiakkaanne ovat ottaneet vastaan robotiikan hyödyntämisen?

”Asiakas on halunnut olla alusta asti mukana robotin kehittämisessä ja sen hyväksymisessä tuotantoon. Asiakkaalle on järjestetty katselmointeja, joissa robotin työnkuvaa ja sen tekemää työtä on käyty läpi tarkalla tasolla, ja asiakkaan toivomia muutoksia on tehty sekä robotin työhön, että itse prosessiin. Tämä on kasvattanut luottamusta robotiikan käyttöönotossa, ja asiakas on ymmärtänyt paremmin sen tuomat hyödyt ja mahdollisuudet. Lisä-arvona on nähty muun muassa nopeammat dokumenttien tallennusajat ja robotin tekemän työn tasalaatuisuus – robotti kun toimii joka kerta samalla tavalla”, korostaa Siponen.

Oletteko törmänneet kysymykseen ”Voiko robotin tekemään työhön luottaa?”

”Toki! Asiakkaan mukanaolo alusta asti on luonut luottamusta robotiikkaan, kun se on tullut tutuksi ja on ymmärretty, että robotti tekee vain sitä mihin se on opetettu. Mahdolliset ongelmakohdat kehitysvaiheessa on tuotu julki avoimesti ja niihin kehitetyt ratkaisut on käyty yhdessä läpi. Käyttöönoton jälkeen toimintavarma robotti lisää luottamusta jokapäiväisellä työllään, kun sen käyttö on jo arkipäivää eikä enää uusi asia. Robotin takana on aina siitä vastuussa oleva asiantuntija, johon asiakas voi ottaa yhteyttä tarpeen tullen”, Siponen täsmentää.

Miten tästä eteenpäin, aiotteko lisätä robotiikkaa uusiin rekrytointiprosessin vaiheisiin?

”Kyllä, ja seuraavat kehityskohteet ovat tulleet suoraan asiakkaalta. Robotti ottaa seuraavaksi käsittelyynsä muut pysyvästi säilytettävät asiakirjat rekrytoinneista, kuten tehtäviin valittujen hakemukset liitteineen. Lisäksi saapuneiden hakemusten käsittelyä tullaan edelleen jatkokehittämään kohti lähes reaaliaikaista tiedon siirtämistä. Nämäkin kohteet tullaan toteuttamaan niin, että henkilötietojen käsittely tehdään täysin suojatusti. Robotti ei tallenna mitään tietoja itselleen, vain asiakkaan järjestelmään”, Summaavat Kimmo Siponen ja Jussi Kauppi Monetra Oulu Oy:n lähitulevaisuuden suunnitelmat robotiikan parissa.