näin luot perehdytyssuunnitelman
14.03.2019 Kalle Matihaldi Perehdytys

Näin luot perehdytyssuunnitelman

Perehdytys Prosessi Työsuhde

Vastikään kirjoitin blogiimme aiheesta perehdytyssuunnitelman tärkeys ja miksi tehokas perehdytys edellyttää huolellista suunnittelua. Kertauksena mainittakoon, että suunnittelu asettaa tavoitteet, luo suuntaviivat perehdytykselle ja mahdollistaa perehdytyksen onnistumisen. No miten se perehdytyssuunnitelma pitäisi sitten tehdä ja mitä sen tulisi pitää sisällään?

Perehdytyksen tarkoituksena on saada uudet työntekijät tuntemaan organisaation yleiset tavoitteet, tukea heitä työtehtävien varhaisessa vaiheessa, sekä varmistaa että heillä on kaikki edellytykset menestyä työtehtävässään. Formaali perehdytyssuunnitelma muodostuu aikajanasta, tavoitteista, tehtävistä, resursseista ja tuesta, jota uusi työntekijä tarvitsee onnistuakseen uudessa tehtävässään. Varmista siis, että suunnitelmasi pitää sisällään seuraavat vaiheet.

Kenen vastuulla uuden työntekijän perehdytys on?

Eniten sekaannusta aiheuttaa se, että kukaan ei ota selkeää vastuuta perehdyttämisestä. Iso osa mieltää perehdytyksen HR:n prosessiksi, mutta HR ei voi ottaa vastuuta uuden työntekijän ohjaamisesta tiimi- ja tehtävätasolla. Viime kädessä lähiesimies vastaa uuden työntekijän työn lopputuloksista, ja jos kysytään HR:ltä, kenellä on vastuu perehdyttämisestä, vastaus on lähiesimies. Jos luet tätä kirjoitusta, vastuu on todennäköisesti sinulla.

Yleisperehdytys vs. tehtäväkohtainen perehdytys

Usein organisaatioissa on määritelty HR:n toimesta perehdytyksen yleisohjeistus, joka sisältää yleisiä työsuhteeseen liittyviä asioita.  Ohjeistus luo pohjan perehdytyksen suunnittelulle, mutta se ei ota kantaa tiimi- tai tehtäväkohtaisiin sisältöihin ja niihin taitoihin, joita uusi työntekijä tarvitsee päivittäisessä työssään. Huolehdi, että yleisten perehdytyssisältöjen lisäksi suunnitelma sisältää työssä tarvittavien taitojen perehdyttämiseen liittyviä tehtäviä.
 

Kokeile 5 perehdytystä ilmaiseksi!

Riittävän pitkä perehdytysjakso

Suunnitelman ja tehtävien jako eri aikakategorioihin koko perehdytysjakson ajalle auttaa varmistamaan, että kaikki keskeisimmät asiat tulee käytyä läpi. Mistä perehdyttäminen alkaa ja mihin se päättyy? Jaa perehdytyssuunnitelma eri aikakategorioihin ja ryhmittele tehtävät tasaisesti koko jakson ajalle. Muista että kaikkia asioita ei välttämättä ehditä sisäistämään perehdytysjakson aikana, mutta siinä ajassa molemmat osapuolet saavat hyvän kuvan, saatiinko rekrytoinnilla sitä mitä haettiin.

Perehdytyksen voi jakaa esim seuraaviin osavaiheisiin:

  1. Ennen ensimmäistä päivää
  2. Ensimmäisenä päivänä
  3. Ensimmäinen viikko
  4. Ensimmäinen kuukausi
  5. Ennen koejakson päättymistä

Laadi perehdytykselle tavoitteet

Kuten kaikessa suunnitelmallisuudessa, myös perehdytyksessä on tärkeää miettiä mitä sillä halutaan saavuttaa. Mieti mitkä ovat ne tärkeimmät asiat, jotka perehdytysjakson aikana ovat välttämättömiä oppia. Mitkä pointit auttavat uutta työntekijää menestymään tehtävässään.

Varaa riittävästi resursseja

Useimmiten perehdyttäminen jää vähälle huomiolle, koska siihen ei ole aikaa. Huolellinen suunnittelu auttaa sinua ostamaan aikaa perehdyttämiselle. Liian usein perehdyttämisvastuu jää lähiesimiehen vastuulle, vaikka perehdyttämisen pitäisi olla tiimityötä. Varaa riittävästi aikaa ja väkeä perehdytyksen tueksi. Huomioi että kaikkea ei tarvitse osata ensimmäisenä päivänä eikä edes ensimmäisinä viikkoina.

Mieti tarkkaan tehtävät

Tee perehdytykselle oma tehtävälistauksensa ja tuo myös muut organisaatiosi jäsenet osaksi perehdytystä. Jaa tehtävät perehdytystiimin kesken, ja varmistat, että uusi työntekijä saa mahdollisimman monipuolisen perehdytyksen. Mieti yhdessä perehdytystiimin kanssa mitä asioita uuden työntekijän kanssa tulee käydä läpi ja missä järjestyksessä.

Tuki

Uusi työpaikka ja ensimmäinen työpäivä on aina jännittävä kokemus. Varmista että uudella työntekijällä on tarvittava tuki ja tieto, miten toimia erilaisissa haasteissa ja tilanteissa. Olivat ne sitten teknisiä, hallinnollisia tai yleisiä haasteita.

Perehdytysjakson päättymisen jälkeinen kehittymisen suunnittelu ja seuranta jatkuu henkilökohtaisen kehittymissuunnitelman rakentamisella.

Varmista, että kaikki tarvittavat ainekset hyvään perehdytykseen löytyvät yhteisestä paikasta. Unohda paperiset perehdytyskansiot ja rasti ruutuun tehtävälistaukset, joita kukaan ei ikinä löydä. Käy tutustumassa, olisiko Intro- perehdytystyökalusta apua sinun organisaatiosi perehdyttämisissä.

Perehdyttäminen on paljon muutakin kuin muistilistoja ja tehtäviä, mutta huolellisella suunnittelulla sinulla jää aikaa niihin asioihin perehdytyksessä, jotka merkitsevät lopulta kaikkein eniten: Ihmisten kohtaamiseen.

Varaa ilmainen esittely!