KSSHP - Intron avulla yksilöllisempi ja laadukkaampi perehdytys

ksshp intro perehdytys
30.10.2019

Perehdytyksen haasteet on otettu Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä vakavasti. Perehdytyksen onnistumisella on nähty suoria yhteyksiä hoitotyön laatuun ja se on myös rekrytointivaltti. Aiemmin KSSHP:lla ei ole ollut käytössä sähköisiä perehdytystyökaluja, joilla olisi voitu seurata reaaliajassa perehdytysprosessien etenemistä. Intron avulla on haluttu kehittää erityisesti tehtäväkohtaista perehtymisen toteutumista. KSSHP:n arviointiylihoitaja Jaana Peltokoski ja kliinisen hoitotyön asiantuntija Niina Ylönen-Käyrä ovat yhtä mieltä siitä, että helppokäyttöinen sähköinen perehdytystyökalu auttaa perehdytyksen aikatauluttamisessa, mahdollistaa yksilöllisemmän perehdytysprosessin ja parantaa perehdytyksen laatua. 

-Olemme tunnistaneet perehtymisen haasteet. Perehtyminen ei ole suunnitelmallista, sitä ei arvioida systemaattisesti eikä meillä ole tietoa, miten perehdytykset ovat edenneet ja toteutuneet. Meillä on ollut käytössä monenlaista kirjallista perehdytysmateriaalia. Intron avulla halusimme kehittää työkalun erityisesti tehtäväkohtaisen perehdytysprosessin suunnitteluun, kertoo Jaana.

-Meillä ei ole aiemmin ollut käytössä sähköistä työkalua, vaan erilaisia perehdytysmateriaaleja ja perehdytyslomakkeita on käytetty eri yksiköissä kukin tavallaan. Perehdytysprosessit eivät myöskään ole perustuneet yksilöllisyyteen tai henkilön aikaisempaan osaamiseen, vaan perehdytys on edennyt samalla kaavalla, taustasta riippumatta. Perehdytysprosessin aikana työntekijä joutuu käsittelemään suuren määrän tietoa, joten tätä on myös haluttu aikatauluttaa paremmin. Eli tavoitteena on, että enää ei ”kaadeta ämpärillä tietoa niskaan” vaan perehdytystä jaksotetaan ja jäsennetään pidemmälle aikavälille, kertoo Niina.

-Ratkaisulla lähdettiin hakemaan myös työkalua, jonka avulla esimiesten on helpompi jäsentää prosessia ja reaaliaikaisella seurannalla varmistaa, että kaikki asiat tulevat laadukkaasti perehdytetyksi. Samalla myös perehdytettävälle henkilölle itselleen haluttiin luoda mahdollisuus nähdä, miten perehdytys etenee. Oman perehtymisprosessin seuraaminen sähköisestä työkalusta lisää perehtyjän vastuuta omasta perehdytysprosessistaan, jatkaa Niina.

-Sähköinen työkalu mahdollistaa myös ennakoivan perehdytyksen. Tämä tarkoittaa sitä, että uusi työntekijä pääsee käsiksi tietoihin jo ennen ensimmäistä työpäivää. Tällöin työntekijä tietää, mitä odottaa työsuhteen alulta. Ennakoinnin lisäksi Intron avulla haluttiin havainnollistaa ja johdonmukaistaa perehdytysprosessia entisestään. Perehdytyksen on huomattu olevan myös rekrytointivaltti ja laatumittari kiristyvillä työntekijämarkkinoilla, jatkaa Jaana.

Intron käyttöönoton stepit

Intron käyttöönotto on Keski-Suomen keskussairaalassa vaiheistettu ja porrastettu, millä on pyritty varmistamaan sisällöltään laadukas työkalu ja perehtyneisyys sen käyttöön. Vaiheistamisen etuna on ollut, että käytön vähitellen laajentuessa on voitu kerätä palautteita eri käyttäjäryhmiltä ja seurata, miten Intron käyttö kentällä toimii. Palautteiden perusteella on kehitetty mm. mallipohjien sisältöä ja ohjelman käytettävyyttä.

-Keväällä 2018 pilottivaiheeseen lähti aktiivisesti mukaan 3 vuodeosastoa, joissa perehdytettiin kesän hoitotyön sijaiset. Nyt käyttö on laajentunut kaikkiin sairaalapalveluiden vuodeosastoihin sekä hoitokeskukseen. Tavoitteena on, että käyttöä laajennetaan myös muihin palvelualueisiin ja ammattiryhmiin. Innokkaimmat ovat jo kyselleetkin, milloin saavat Intron käyttöön omissa yksiköissään, kertoo Niina.

Käyttöönotto on vaatinut suunnitelmallisuutta ja henkilöresurssia, jotta laadukas ja yksilöllinen perehdytys voidaan varmistaa eri osastoilla. Yksikön perehdytysprosessi täytyy purkaa auki ja sen tulee olla aikataulullisesti johdonmukainen, jotta Intron tuoma hyöty saadaan parhaiten valjastettua käyttöön, kertoo Niina.

-Räätälöityjen perehdytysmallien tekeminen on aikaa vievää puuhaa ja vaatii suunnittelua. Olemme luoneet kaikille yksiköille yhteisen perusosan perehdytykseen, johon lisätään yksikön tehtäväkohtainen perehdytys. Näin voimme varmistaa, että peruslaatu perehdytyksissä pysyy samanlaisena. Tämä perusosan tasalaatuisuus ei vähennä jokaisen perehdytyksen yksilöllisyyden vaatimusta, kertoo Niina.

-Esimiesten rooli on merkittävä perehdytyksen mallipohjien luomisessa ja ohjelman käyttöönotossa yksiköissä. Ohjelman kehitysvaiheessa he ovat toimineet kehittäjäkumppanina pääkäyttäjälle sekä organisoineet käyttöönottoa ja perehdytysmallien auki purkamista yksiköissään. Lisäksi he ovat käynnistäneet aktiivisesti perehdytysprosesseja. Käyttökokemukset ovat olleet positiivisia, eikä kukaan ohjelmaa käyttäneistä esimiehistä ole halunnut enää palata vanhaan ”katoavien paperiperehdytyslomakkeiden aikaan” ennen Introa, kertoo Niina. Myös perehdytettävät ja perehdyttäjät ovat kokeneet ohjelman hyväksi ja toimivaksi työkaluksi.

- Olemme myös saaneet hyvin tuoda esille omia ideoitamme ja käyttökokemuksia Intron kehitykseen liittyen. Tukitoiminnot ovat toimineet hyvin ja FCG Talentin Intro-tiimi on ollut apuna, jos olemme kohdanneet haasteita käytön kanssa. Introssa olevan Chat-palvelun kautta vastaukset on saatu nopeasti, Jaana jatkaa.

Uusia toiminnallisuuksia ja hyötyjä perehdytykseen

Intro on tuonut mukanaan uusia toiminnallisuuksia perehdytykseen ja sitä myötä myös hyötyjä. Kokonaisuudessaan se on ryhdistänyt perehdytysprosessien etenemistä ja tuonut niihin selkeyttä.

-Intro on mahdollistanut paremman reaaliaikaisen seurannan ja esimiesten tiiviimmän osallistumisen perehdytysprosessiin. Se on tuonut ryhtiä ja jämäkkyyttä perehdytyksiin. Perehdytykset ovat järjestelmällisempiä kuin ”paperiversioissa”. Niiden toteutumisten seuranta on helpompaa, kun kaikki tieto on saatavissa vain muutaman klikkauksen avulla omalta tietokoneelta, kertoo Niina. Muistilistat ja perehdytysmateriaalit kulkevat mukana mobiilisti, esimiehet ja perehdyttäjät saavat tiedot ja muistutukset tehtävistä sähköpostiinsa ja perehdytysprosessia voidaan tarvittaessa muokata, vaikka se olisikin jo käynnissä, Jaana jatkaa.

Perehdytyksen tulevaisuus

Perehdytys on jo nyt noussut tärkeäksi mittariksi SOTE-alan rekrytoinneissa ja sen merkitys tulee jatkossa vain kasvamaan. Tulevaisuudessa perehdytysprosessia tulee kehittää yhä yksilöllisempään suuntaan. Sähköisten työkalujen uskotaan myös tukevan entisestään perehdytysprosessien tehostamista.

-Lähtötilanteen arviointi korostuu perehdytyksen suunnittelussa. Henkilöiden taustat ja aiemmat työkokemukset täytyy ottaa huomioon perehdytysprosessissa. Perehdytyksistä tulee entistä suunnitelmallisempia ja tavoitteellisempia sekä perehdyttäjän että perehtyjän osalta. Myös molemminpuolinen vuorovaikutus korostuu. Perehtymisen seuranta ja raportointi luovat tietä perehdytyksen kehitykselle kokonaisuutena, kertoo Jaana.

-Perehdytysprosessien sisältöjen kehittäminen tulee olemaan suuressa roolissa. Vaikka teknologia auttaa perehdytyksessä, pitää kuitenkin muistaa, että se ei voi korvata ihmisten tietotaitoa ja suunnittelu- ja ohjausosaamista perehdytyksen kehityksessä ja toteutuksessa. Asiantuntijuuden hyödyntäminen ja yhteisten toimintamallien luominen auttavat kokonaiskuvan rakentamisessa myös jatkossa, toteaa Niina.

Tutustu Introon tarkemmin >>

Kuva: Sairaala Nova havainnekuva , KSSHP:n kuvapankki