kiire
05.11.2019 Juho Toivonen Johtaminen

Täyttyykö päiväsi turhista palavereista ja viesteistä?

Esimiestyö Hallinta Johtaminen Kulttuuri Työntekijäkokemus Työsuhde

Nykypäivän työelämässä ihmisten päivät täyttyvät esimerkiksi kokouksista ja sähköposteista tai muista viesteistä, joista iso osa koetaan turhiksi ja ne luovat tarpeetonta kiirettä.

Tuttu tunne varmasti meille asiantuntijatehtävissä toimiville. Tarpeettomilta tuntuvat ja aivan liian pitkät palaverit, sekä jatkuvat erilaisten viestien aiheuttamat keskeytykset työssä, aiheuttavat tehottomuutta ja turhautumista. Siis hukattua aikaa ja rahan menoa. Minkään tehtaan tuotantolinjalla tuskin hyväksyttäisiin tällaista tehottomuutta?

Kuuntelin Nordic Business Forumissa Juliet Huntin ajatuksia kyseisestä aiheesta. Heräsin miettimään, että mitähän tälle viestinnästä johtuvalle kiireelle meistä jokainen voisi tehdä? Erilaiset viestintäohjelmistot ja –välineet ovat edesauttaneet turhan viestinnän tulvan syntymistä ja tehneet kokousten koollekutsumisesta helppoa, mutta kyllähän me ihmiset omalla toiminnallamme tämän kaaoksen aiheutamme. Helppo olisi tietysti todeta ”että ei tälle mitään voi, maailma on vaan mennyt tällaiseksi”. Mutta ihan varmasti voimme, jos vaan haluamme ja lähdemme organisaatioissa yhdessä kiireen selätystoimiin.

Mitä konkreettista meistä jokainen voisi helposti tehdä viestintätulvan vähentämiseksi?

Tässä minun huoneentauluni:

Kun järjestät kokousta, mieti;

  • Voisiko asian ratkaista ilman yhteistä palaveria.
  • Jos järjestät palaverin, niin mieti miksi se järjestetään, ja kerro se etukäteen kutsutuille. Huolellinen valmistelu säästää kaikkien aikaa.
  • Ketä osallistujia tähän palaveriin oikeasti tarvitaan. Kutsu oikeat henkilöt paikalle, äläkä kutsu henkilöitä varmuuden vuoksi.
  • Minkä pituinen palaveri riittää. Varaa mieluummin hiukan liian lyhyt kuin liian pitkä.

Kun lähetät sähköposteja, mieti;

  • Voisiko asian hoitaa kuitenkin puhelinsoitolla tai pikaviestillä.
  • Ketä kaikkia tämä asia oikeasti koskee ja lähetä viesti vain heille.
  • Älä lähetä turhia ”cc”-viestejä. Ei niitä kukaan ehdi lukea ja lisäksi yhä kasvava joukko ohjaa kyseiset viestit suoraan roskapostiin tai ”luen joskus kun ehdin”-kansioon.
  • Vastaanko sähköpostiin todellakin kaikille vai pelkästään lähettäjälle. On todella helppoa painaa ”reply all” ja saada osa vastaanottajista raivon valtaan.

On itsestään selvää, että viestien ja palaverien valmistelut sekä niiden sisällöt ovat myös ensiarvoisen tärkeitä. Mutta ne ovat sitten omien blogiensa aiheita.

Muista arvostaa omaa ja myös toisten ajankäyttöä. Käytä tervettä järkeä ja lisää hiukan harkintaa ennen ”send-näppäimen” painamista. Siitä se lähtee.

 

Lisää vinkkejä työpäivän tehostamiseen löydät blogeistamme!