hakijaviestintä
02.04.2019 Anne-Mari Nivukoski Rekrytointi

Laadukas hakijaviestintä - parempi hakukokemus

Esimiestyö Hakijakokemus Rekrytointi Trendit

Hakijaviestintä voi olla, ja useimmiten onkin, haastava taiteenlaji. Mietitäänpä tilannetta, jossa sinulla on auki useita paikkoja ja rekrytointiprosesseilla on tiukka aikataulu. Ja jollain maagisella tavalla kaikille pitäisi pystyä viestimään rekrytointiprosessin etenemisestä. Puhumattakaan siitä, että haluaisit antaa kaikille hakijoille henkilökohtaista palautetta heidän suorituksistaan.

Onko tässä tilanteessa parempi vain viestiä jatkoon menneille ja antaa ei-valittujen itse päätellä, että he eivät tulleet valituksi? Ei missään nimessä. Jokainen hakija, pääsi hän jatkoon tai ei, voi kertoa mielikuvaa yrityksestäsi eteenpäin. Hakijaviestinnällä voit itse vaikuttaa siihen, onko tämä sanoma positiivinen vai negatiivinen.

Persoonallinen hakijaviestintä luo paremman hakukokemuksen

Kuvitellaan jälleen tilanne, jossa olet maalisuoralla rekrytoinnin kanssa. Olet löytänyt tehtävään sopivan henkilön, mutta ne kaksi muuta jotka olivat loppusuoralla, joutuvat pettymään. Miten tämän heille kertoisi? Vinkkinä antaisin, että älä ainakaan lähetä automaattista viestiä: Kiitos vaivannäöstäsi, mutta tällä kertaa ette tulleet valituksi. Uskon, että tämä on hakijalle jopa suurempi pettymys kuin se, että mitään ei kerrota. Lähetä hänelle personoitu sähköpostiviesti, jossa annat palautetta ja perustelet miksi hän ei tullut valituksi. Tai vielä parempaa! Soita hänelle, näin voitte yhdessä keskustella ja antaa palautetta puolin ja toisin. Tämä vaikuttaa varmasti positiivisesti työnhakijan kuvaan yrityksestäsi. Ja hän voi hakea seuraavalla kerralla uudelleen tai jopa suosittelee organisaatiotasi kavereilleen.

Miten toteutat laadukasta hakijaviestintää?

Ole valmis vastaamaan kysymyksiin. Anna hakijoille mahdollisuus esittää kysymyksiä työpaikasta ja hakuprosessista ennen ja jälkeen prosessin. Lisäämällä puhelinnumeron ja soittoajan hakemukseen, annat hakijalle ainakin mahdollisuuden ottaa yhteyttä.

Kuittaa hakemukset vastaanotetuiksi. Pahinta rekrytointiprosessissa on epätietoisuus. Onko hakemukseni mennyt perille vai jäikö se bittiavaruuteen. Yksinkertaisella kiitos hakemuksestasi viestillä luot hieman lisää varmuutta hakijalle. Tämä viesti voi hyvin olla automatisoitu, esimerkiksi rekrytointijärjestelmän lähettämä viesti, niin se ei kuormita sinua liikaa.

Anna tilannepäivityksiä. Edelleen pahinta hakijan kannalta rekrytointiprosessissa on epätietoisuus. Ovatkohan he lukeneet hakemukseni? Jokohan he haastattelevat hakijoita? Voisikohan kuitenkin olla niin, että rekrytointiprosessi on jostain syystä viivästynyt? Pahimmillaan tilanne voi mennä niin, että useita viikkoja hakemuksen jättämisen jälkeen hakijalle tupsahtaa haastattelukutsu ja tässä vaiheessa hän on jo ajatellut, että juna tuon rekrytoinnin osalta meni jo. Onkin hyvä laittaa jo esimerkiksi työpaikkailmoitukseen, tai hakemuksen saapumisesta lähtevään automaattiseen kuittausviestiin alustava aika-arvio siitä, milloin hakijoille annetaan tietoa prosessin etenemisestä.

Jos hylkäät hakijan, ole rakentava. Hylkäyskirjeen lähettäminen on rekrytointiprosessin herkin osa. Se on myös rekrytoijille suuri haaste, mutta sitä ei kuitenkaan kannata jättää tekemättä. Anna hakijalle perustelut miksi päätös oli negatiivinen. Anna myös palautetta mikä oli hyvää ja mitä kannattaa kehittää. Jos mahdollista, tarjoa palautekeskusteluun mahdollisuus puhelimitse. Rakentava palaute voi olla työnhakijalle jatkossa kullanarvoista.

Miten ikinä viestitkään hakijoille, pyri aina viestimään henkilökohtaisesti massapostitusten sijaan. Älä unohda, että myös hakijat satsaavat paljon aikaa ja vaivaa työnhakuprosesseihin. Kohtele jokaista hakijaa kunnioittavasti ja kommunikoi avoimesti ja rehellisesti. Älä jätä ketään epätietoisuuteen.

Rekrytointijärjestelmällä parempaa hakijaviestintää