keskitetty rekrytointi
25.06.2019 Sari Tissari Sijaisrekrytointi

Keskitetty sijaisten rekrytointiyksikkö takaa arjen sujuvuuden

Rekrytointi Rekrytointijärjestelmä Sijaisrekrytointi

Sijaisia eli ns. keikkalaisia tarvitaan usein viikoittain ja jopa päivittäin monilla kunnan toimialoilla: sosiaali- ja terveyspalveluissa, opetustoimessa, varhaiskasvatuksessa sekä ateria- ja puhtauspalveluissa. Keikkalaiset ovat tuttu näky yksiköiden käytävillä. Toiminnan sujuvuuden kannalta he ovat myös arjen pelastajia. Kuntarekry-järjestelmän sijaisrekisterimoduulin avulla on viime vuonna (2018) käsitelty liki 190 500 sijaistarvetta (yksi sijaistarve voi sisältää useita vuoroja). Tästä määrästä voidaan päätellä, että sijaisvälitys on iso kokonaisuus. Tämän kokonaisuuden hallinnoinnissa ja päivittäisessä pyörittämisessä merkittävän edun saa, kun keskittää sijaisvälityksen omaan sijaisvälitysyksikköön.

Keskitetyn yksikön organisointi ja tehtävät

Organisaatioissa on olemassa monenlaisia menettelyjä sijaisvälitysprosesseista. Kun sijaisten rekrytointiin otetaan järjestelmä käyttöön, käyttöönoton yhteydessä tulee päättää mm.:

  • kuka käsittelee keikkalaisten hakemuksia
  • kuka haastattelee
  • kuka aktivoi sijaiset järjestelmään
  • kuka on keikkaisten yhteyshenkilö keikkoihin ja työsuhteeseen liittyvissä kysymyksissä
  • kuka tekee sijaishaut

Itselläni on lähes kymmenen vuoden kokemus mallista, jossa kaikki yllä mainitut toiminnot oli keskitetty rekrytointiyksikköön. Rekrytointiyksikkö hallinnoi sijaisvälitysprosessia kokonaisuudessaan. Lisäksi toimimme esimiesten tukena myös muissa rekrytoinneissa ja rekrytointiprosessin eri vaiheissa.

Oman kokemukseni pohjalta keskitetty sijaisvälitys

  • käsitteli keikkahakemuksia
  • haastatteli sijaisehdokkaat
  • teki päätökset soveltuvista keikkalaisista ja aktivoi heidät Kuntarekryn sijaisvälitysjärjestelmään
  • teki sijaishaut vuoroihin esimiesten sijaispyyntöjen perusteella

Viestintä sijaisten ja esimiesten välillä hoitui automaattisesti Kuntarekryn sijaisvälitysjärjestelmän avulla. Keskitetty sijaisvälitys hoiti myös keikkalaisten alkuperehdyttämisen keikkailuun, käytänteisiin ja organisaation eri yksiköihin. Lisäksi se toimi keikkalaisten tukena keikkoihin ja työsuhteeseen liittyvissä kysymyksissä; onpahan tullut etsittyä juna- ja linja-autoaikatauluja, jotta sijainen pääsee kohteeseen.

Lue kuinka tekstiviestit auttavat säästämään aikaa, rahaa ja hermoja sijaisrekrytoinnissa

Keskitetty sijaisyksikkö tuntee sijaiset

Keskitetyn sijaisvälityksen työntekijät tuntevat sijaisten koulutustaustan ja aiemman työkokemuksen. Tämän ansiosta he pystyvät kohdistamaan vuoroja kunkin sijaisen osaamisen mukaan. Esimerkiksi opetustoimen puolella vaativampaan pienluokkaan etsitään taustaltaan kokeneempaa sijaista ja terveyskeskusosastolle työvuoroon saatetaan tarvita lääkehoidon luvat omaava sijainen. Toisaalta tiedetään myös sijaisten oppiminen ja kehittyminen työssään, joten vaativampia työtehtäviä ja yksiköitä voidaan lisätä sijaiselle taitojen karttuessa. Kun sijaistarpeita on kymmeniä samalle päivälle, sijaisvälittäjän kokemus korostuu palapelin kasaamisessa. Sijaisia ohjaillaan heille parhaiten soveltuviin työtehtäviin ja yksiköihin. Tavoitteena on aina vuorojen 100 % täyttöaste. Jokainen sijaisvälityksessä työskennellyt tietää, että tavoite on kova, mutta sen eteen tehdään joka päivä töitä.

Keskitetty sijaisyksikkö tuntee yksiköt ja esimiehet

Keskitetyn sijaisvälityksen työntekijät tuntevat myös yksiköt ja näiden sijaistarpeet, mikä edesauttaa resurssien kohdentamisessa tarpeiden mukaan. Usein sijaistarpeita syntyy äkillisesti samalle päivälle. Tällöin keskitetty sijaisvälitys tietää, mikä on käytettävissä oleva resurssi juuri tuohon hetkeen. Keskitetty yksikkö pystyy varmistamaan, että kaikkein suurimmassa sijaistarpeessa olevat yksiköt saavat sijaiset, mikäli sen hetken sijaisresurssi ei riitä kaikkiin sijaistarpeisiin. Lisäksi keskitetty sijaisyksikkö pystyy paremmin varmistamaan, että sama sijainen saa jatkaa jo aloittamassaan sijaisuudessa. Tällaisia tapauksia syntyy esimerkiksi, jos sijainen on kutsuttu töihin saman päivän vuoroon ja mahdollisesti myöhemmin vuoron aikana selviää, että sijaistarve jatkuu edelleen. Hajautetussa sijaisvälityksessä esimiehet eivät ole välttämättä tietoisia siitä, missä kukin sijainen on milläkin hetkellä ja olisiko tällä mahdollisuutta jatkaa ko. yksikössä keikkaansa.

Palvelua yhdestä osoitteesta

Sijaispoolit käsittävät usein satoja sijaisia. Heitä pystytään palvelemaan erinomaisesti keskitetyn sijaisvälityksen toimesta. Kun sijaiset saavat yhdestä osoitteesta keikkailuun ja työsuhteeseen liittyvät palvelut, sillä on vaikutusta myös organisaation työnantajamielikuvaan. Lisäksi keskittäminen vähentää esimiesten työtä. Keikkalaisten on myös helpompi kertoa kokemuksia työyksiköistä ja tilanteista keskitetylle sijaisvälitykselle kuin esimiehille. Palautetta saadaan näin tietoon ja eteenpäin.

Sijaisvälityksen keskittämisestä on hyötyä niin esimiehille, työyksiköille kuin sijaisille itselleenkin. Monet asiat hoituvat nopeasti sekä aikaa säästäen, kun palvelu saadaan yhdestä osoitteesta.

Lue kuinka Lohjan kaupungissa keskitetty rekrytointiyksikkö toimii tehokkaan sijaisvälityksen perustana

 

Kaipaatko apua sijaisrekrytointisi kehittämiseen?